Medicīnisko dokumentu iznīcināšana: kā rīkoties pēc glabāšanas termiņa beigām?
Jūsu klīnikā vai ārsta praksē uzkrājušies pacientu dokumenti, kuru glabāšanas termiņš ir beidzies? Pirms to iznīcināšanas svarīgi noskaidrot, kurus dokumentus drīkst iznīcināt, kā tie jānoformē un kā nodrošināt pacientu datu konfidencialitāti.
Cik ilgi jāglabā medicīniskie dokumenti?
Medicīnisko dokumentu glabāšanas termiņus nosaka Ministru kabineta noteikumi Nr. 265 “Medicīnisko dokumentu lietvedības kārtība”. Piemēram, ambulatorā pacienta medicīniskā karte un stacionāra vai dienas stacionāra pacienta medicīniskā karte jāglabā 40 gadus pēc pēdējā ieraksta vai 15 gadus pēc pacienta nāves.
Citiem medicīniskajiem dokumentiem var būt noteikti īsāki termiņi.
Atsevišķiem papīra dokumentiem, kuru informācija pilnībā ievadīta e-veselības sistēmā, noteikts trīs mēnešu glabāšanas termiņš pēc veselības aprūpes pakalpojuma sniegšanas. Tas attiecas tikai uz MK noteikumu Nr. 265 35.11. apakšpunktā norādītajiem dokumentiem.
Svarīgi: pirms iznīcināšanas pārbaudiet, vai dokumenti nav daļa no pacienta medicīniskās kartes un vai nepastāv cits pienākums tos glabāt ilgāk.
Kā pareizi sagatavot dokumentus iznīcināšanai?
Ārstniecības iestādei jāveic trīs priekšdarbi:
- pārbaudiet glabāšanas termiņus. Atlasiet dokumentus, kurus atļauts iznīcināt;
- sagatavojiet nepieciešamo dokumentāciju. Veiciet dokumentu uzskaiti un noformēšanu atbilstoši piemērojamajām prasībām;
- noskaidrojiet, vai nepieciešams arhīva saskaņojums. Tas ir atkarīgs no ārstniecības iestādes juridiskā statusa.
Saskaņā ar Arhīvu likumu institūcijām dokumentu atlases akts pirms iznīcināšanas jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu. Privātpersonām šāds saskaņojums vispārējā gadījumā nav nepieciešams.
Institūcijām dokumentu atlases un iznīcināšanas kārtību papildus nosaka MK noteikumi Nr. 282.
Kad visas nepieciešamās formalitātes nokārtotas, dokumentus var nodot iznīcināšanai.
Kā aizsargāt pacientu datus iznīcināšanas laikā?
Medicīniskie dokumenti satur veselības datus, kuriem saskaņā ar Vispārīgo datu aizsardzības regulu (GDPR) piemērojama īpaša aizsardzība. Tāpēc dokumentus nedrīkst vienkārši izmest atkritumos vai nodot pārstrādei nesasmalcinātus.
Viens no drošas iznīcināšanas risinājumiem ir dokumentu smalcināšana atbilstoši DIN 66399 P-4 drošības līmenim. Šādā procesā papīrs tiek sadalīts nelielās daļiņās, būtiski apgrūtinot tajā ietvertās informācijas atjaunošanu.
Svarīgi, lai dokumenti līdz iznīcināšanas brīdim nenonāktu nepiederošu personu rīcībā.
Dokumentu iznīcināšana turpat ārstniecības iestādē
SIA “Šrēdereja” nodrošina konfidenciālu papīra dokumentu iznīcināšanu klienta teritorijā, izmantojot specializētu mobilo smalcināšanas iekārtu.
Ko tas nozīmē jūsu ārstniecības iestādei?
- Nav jāorganizē dokumentu izvešana. Smalcināšana notiek jūsu teritorijā, nevis attālinātā iznīcināšanas vietā.
- Varat uzraudzīt procesu. Jūsu pārstāvis var klātienē pārliecināties par dokumentu sasmalcināšanu.
- Saņemat iznīcināšanas sertifikātu. Tas apliecina pakalpojuma izpildi un papildina dokumentu iznīcināšanas uzskaiti.
Dokumenti tiek sasmalcināti atbilstoši DIN 66399 P-4 drošības līmenim, bet iegūtais papīrs tiek nodots otrreizējai pārstrādei.
Kas paliek ārstniecības iestādes atbildībā?
Dokumentu atlase, glabāšanas termiņu pārbaude un nepieciešamā juridiskā noformēšana. Šrēdereja nodrošina to fizisko iznīcināšanu.
Iznīcināšanas sertifikāts neaizstāj dokumentu atlases aktu vai Latvijas Nacionālā arhīva saskaņojumu, ja tie ir nepieciešami.
Jūsu klīnikā, medicīnas centrā vai ārsta praksē ir dokumenti, kurus drīkst iznīcināt? Sazinieties ar Šrēdereja, lai vienotos par dokumentu iznīcināšanu jūsu teritorijā.
